Una auditoría de licenciamiento puede obligar a las empresas a demostrar que el software Microsoft instalado en sus equipos cuenta con los correspondientes derechos de uso. La situación puede generar más dudas cuando parte de esas licencias procede del mercado de software usado. Sin embargo, adquirir licencias de segunda mano no implica por sí mismo un incumplimiento: la clave está en su procedencia, trazabilidad y documentación. License Partners, especialistas en compraventa de licencias de software de segunda mano, sitúan precisamente la acreditación documental entre los elementos esenciales para afrontar estos procesos.
Las licencias usadas pueden ser legales en la Unión Europea
El mercado secundario de software cuenta con respaldo de la jurisprudencia europea. La sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 3 de julio de 2012 estableció un criterio fundamental sobre el agotamiento del derecho de distribución de determinadas licencias de programas informáticos.
Esta doctrina permite, bajo las condiciones correspondientes, la reventa de licencias de software perpetuas previamente comercializadas en el Espacio Económico Europeo.
Por tanto, durante una auditoría el debate no debería reducirse al hecho de que una licencia sea nueva o usada. Uno de los aspectos determinantes será poder demostrar que existe un derecho de uso legítimamente adquirido.
La trazabilidad es fundamental ante una auditoría de Microsoft
Una clave de activación no constituye por sí sola toda la documentación necesaria para justificar el licenciamiento de una organización.
Las empresas deben poder reconstruir la procedencia de sus licencias y conservar la documentación asociada a la adquisición y transferencia. Facturas, documentos de titularidad y demás evidencias relacionadas con el origen de las licencias adquieren especial importancia.
License Partners señala que sus licencias Microsoft se entregan con documentación de transferencia de titularidad y que ofrecen orientación para mantener un inventario adecuado y preparar a las organizaciones ante auditorías.
El inventario debe coincidir con el software realmente utilizado
La preparación tampoco termina con la documentación de compra.
Resulta recomendable conocer cuántos dispositivos existen, qué versiones y ediciones de Microsoft Windows están instaladas y qué derechos de uso corresponden a cada licencia.
Un inventario desactualizado puede provocar discrepancias entre el software desplegado y las licencias disponibles.
Especialmente en organizaciones que han crecido, renovado equipos o realizado migraciones, revisar periódicamente el parque informático permite detectar posibles brechas de licenciamiento antes de una auditoría.
Comprar licencias usadas exige elegir un proveedor especializado
El ahorro asociado al software de segunda mano no debería producirse a costa de la seguridad jurídica. Las empresas necesitan algo más que un código capaz de activar Windows: necesitan acreditar de dónde procede el derecho de uso.
Por ello, trabajar con especialistas en licencias Microsoft Windows permite incorporar al proceso de compra aspectos como la trazabilidad, la documentación de transferencia y el soporte relacionado con el compliance.
Prepararse antes de recibir una auditoría reduce riesgos
La mejor estrategia consiste en revisar el licenciamiento antes de que exista un requerimiento. Inventariar instalaciones, localizar documentación, comprobar las ediciones utilizadas y corregir posibles déficits permite afrontar una revisión con mayor seguridad.
Para las empresas que ya utilizan licencias Microsoft de segunda mano, una auditoría no debería convertirse automáticamente en un problema. Cuando las licencias cumplen los requisitos aplicables y existe documentación suficiente para acreditar su procedencia y derecho de uso, pueden integrarse dentro de una estrategia empresarial de licenciamiento orientada simultáneamente al ahorro y al cumplimiento.
